Werkgevers kunnen werknemers vergoedingen geven voor kosten die zij maken in het kader van hun dienstbetrekking. In plaats van een vergoeding kan de werkgever ervoor kiezen om bepaalde zaken voor zijn rekening ter hand te stellen aan de werknemers. We praten dan niet over vergoedingen, maar over verstrekkingen. De fiscale behandeling van vergoedingen en verstrekkingen loopt in beginsel gelijk op. Sommige vergoedingen en verstrekkingen blijven onbelast, andere zijn belast. De werkkostenregeling bepaalt hoe vergoedingen en verstrekkingen fiscaal worden behandeld.

Uitgangspunt werkkostenregeling
Het uitgangspunt van de werkkostenregeling is dat alle vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers loon vormen. Er is een vrije ruimte van 1,2% van de loonsom waarbinnen vergoedingen en verstrekkingen belastingvrij gedaan kunnen worden. De werkgever bepaalt welke vergoedingen of verstrekkingen binnen de vrije ruimte vallen door deze aan te merken als eindheffingsbestanddeel. Overschrijdt het totaal van de aangewezen vergoedingen en verstrekkingen de vrije ruimte, dan vormt het meerdere belast loon. Dat loon wordt niet belast bij de werknemer, maar wordt betrokken in een eindheffing tegen een tarief van 80% die voor rekening van de werkgever komt.

Noodzakelijkheidscriterium
Op basis van het noodzakelijkheidscriterium hoeft een werkgever geen rekening te houden met een privévoordeel van de werknemer voor zaken die de werkgever aan de werknemer ter beschikking stelt. Deze verstrekkingen hebben geen invloed op de vrije ruimte. Die blijft beschikbaar voor andere vergoedingen en verstrekkingen. Het noodzakelijkheidscriterium geldt alleen voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur. De werkgever mag van de werknemer een eigen bijdrage vragen voor zaken die met toepassing van het noodzakelijkheidscriterium ter beschikking worden gesteld.

Wanneer een voorziening niet langer noodzakelijk is voor de uitoefening van de dienstbetrekking, moet de werknemer deze inleveren bij de werkgever. Desgewenst kan de werknemer de hem ter beschikking gestelde zaak houden, op voorwaarde dat hij de restwaarde daarvan aan zijn werkgever betaalt.

Voorbeelden toepassing noodzakelijkheidscriterium
De hamer van de timmerman is een duidelijk voorbeeld van een gereedschap waarop het noodzakelijkheidscriterium van toepassing is. Zonder hamer valt er immers weinig te timmeren. Even noodzakelijk is het muziekinstrument van een lid van een orkest. Is de musicus eigenaar van het instrument, dan kan een vergoeding door het orkest aan de musicus voor het instrument onder deze regeling worden gebracht. Het is niet verplicht dat het orkest alle kosten die samenhangen met het instrument van de musicus vergoedt.